Mẫu viết Email báo cáo SEO hàng tuần gửi trưởng nhóm

Các bạn dù mới làm SEO hay đã làm lâu năm, để trở nên chuyên nghiệp hơn thì ít nhiều bạn cũng sẽ phải gửi báo cáo cho trưởng nhóm, trưởng phòng hoặc là đối tác khách hàng cho dự án SEO của mình. Nếu bạn cũng giống như tôi mới đầu không biết phải viết email báo cáo như nào thì mẫu dưới đây sẽ hữu ích cho bạn.

Các bước viết Báo cáo SEO hàng tuần chuẩn

Một số lỗi thường gặp khi viết Email báo cáo

Đầu tiên tôi sẽ chỉ ra những lỗi mà trước đây tôi thường hay mắc phải khi gửi mail cho trưởng nhóm SEO của mình như sau:

1) Dùng ngôn ngữ, văn phong trong giao tiếp để viết trong mail. Ví dụ như các từ: ạ, nhé và biểu tưởng emoji...

2) Viết sai chính tả, viết tắt (điều này còn thể hiện ra sự cẩu thả của bạn trọng công việc) Bạn nên xem lãi kỹ email toàn bộ một lần trước khi nhấn nút "Gửi".

3) Không có mở đầu và kết thúc Email, soạn thư chỉ ghi sơ sài tiêu đề mail và người nhận viết nội dung xong rồi gửi. Điều này là không nên, nếu nhắn tin qua các kênh mạng xã hội (Zalo, messenge, tele hay skype) thì bạn có thể thoải mái hơn. 

Trên đây là 3 lỗi mình đã từng mắc khi viết mail gửi cho Sếp của mình. Và dưới đây là cách viết Email chuẩn Sang - Xin - Mịn bạn có thể áp dụng cho dự án của mình. Đảm bảo sếp/đối tác của bạn sẽ hài lòng.

Cách viết một email chuyên nghiệp

Lấy ví dụ bạn cần viết một email để gửi trưởng nhóm về kết quả SEO tuần 2 tháng 1 năm 2024. 

Đầu tiên, dành cho bạn nào chưa biết SEO là gì? Thì SEO là viết tắt của Search Engine Optimization, là một tập hợp các phương pháp tối ưu hóa nhằm nâng cao thứ hạng của một website trong các trang kết quả tìm kiếm của các công cụ tìm kiếm như Google, Bing, Yahoo và các công cụ tìm kiếm khác.

Tôi sẽ điểm qua các ý (4 ý) chính của một Email chuẩn để bạn dễ hình dung. Cách viết một email chuyên nghiệp bao gồm các bước sau:

1) Đặt tiêu đề cho email: Tiêu đề email là một câu ngắn gọn mô tả nội dung chính hoặc mục đích của email. Bạn nên viết tiêu đề email bằng tiếng Việt không dấu hoặc tiếng Anh để tránh bị lỗi phông chữ. Bạn cũng nên viết tiêu đề email rõ ràng, cụ thể và thu hút sự chú ý của người nhận.

2) Gửi lời chào, lý do viết email: Lời chào mở đầu email rất quan trọng, tuỳ thuộc vào đối tượng người nhận mà bạn nên chọn cách mở lời khác nhau. Bạn nên dùng những lời chào lịch sự, trịnh trọng như: Kính gửi, Thưa, Xin chào,... Bạn cũng nên nêu rõ lý do viết email và giới thiệu bản thân nếu người nhận chưa biết bạn.

3) Viết nội dung email: Nội dung email là phần quan trọng nhất, bạn nên viết nội dung email ngắn gọn, rõ ràng và có cấu trúc. Bạn nên chia nội dung email thành các đoạn văn nhỏ, mỗi đoạn văn chỉ nêu một ý chính. Bạn cũng nên sử dụng đúng ngữ pháp, dấu câu, chính tả và viết hoa. Nếu bạn muốn đính kèm thêm tệp tin hoặc hình ảnh, bạn nên chọn biểu tượng ghim bấm và đặt tên tệp tin rõ ràng.

4) Tạo chữ ký email: Chữ ký email là phần kết thúc email, bạn nên tạo chữ ký email chuyên nghiệp, kèm theo thông tin liên hệ của bạn như tên, chức vụ, công ty, số điện thoại, địa chỉ email,... Bạn cũng nên gửi lời cảm ơn và chúc người nhận một ngày tốt lành.

Mẫu báo cáo SEO hàng tuần gửi quản lý

Dựa trên những hướng dẫn trên, tôi xin gợi ý cho bạn một mẫu email ngắn gửi trưởng nhóm về kết quả SEO tuần 2 tháng 1 năm 2024 như sau:

Kính gửi anh/chị (Tên trưởng nhóm),

Xin chào anh/chị, tôi là (Tên của bạn), nhân viên SEO của công ty (Tên công ty). Tôi xin gửi anh/chị email này để báo cáo kết quả SEO tuần 2 tháng 1 năm 2024 của dự án (Tên dự án).

Theo báo cáo SEO tuần 2 tháng 1 năm 2024, dự án (Tên dự án) đã đạt được những kết quả sau:

- Thứ hạng từ khóa: Dự án đã có (Số lượng) từ khóa lên top 10 Google, tăng (Tỷ lệ) so với tuần trước. Các từ khóa có thứ hạng cao nhất là (Danh sách từ khóa).

- Lượng truy cập: Dự án đã có (Số lượng) lượt truy cập, tăng (Tỷ lệ) so với tuần trước. Các nguồn truy cập chính là (Danh sách nguồn truy cập).

- Tỷ lệ chuyển đổi: Dự án đã có (Số lượng) lượt chuyển đổi, tăng (Tỷ lệ) so với tuần trước. Các hành động chuyển đổi chính là (Danh sách hành động chuyển đổi).

Tôi xin đính kèm file báo cáo SEO chi tiết cho anh/chị tham khảo. Nếu anh/chị có bất kỳ thắc mắc hay góp ý nào, xin vui lòng liên hệ với tôi qua số điện thoại hoặc email dưới đây.

Tôi xin cảm ơn anh/chị đã tin tưởng và hợp tác với công ty (Tên công ty). Tôi hy vọng dự án (Tên dự án) sẽ tiếp tục phát triển và đạt được những mục tiêu đề ra.

Trân trọng,

(Tên của bạn)

Nhân viên SEO

Công ty (Tên công ty)

Số điện thoại: (Số điện thoại của bạn)

Email: (Email công việc của bạn)

Đây là một mẫu email mà tôi thường sử dụng để gửi báo cáo cho trưởng nhóm SEO, trường phòng marketing và cả khách hàng, đối tác trong các dự án tôi thực hiện. Bạn có thể thay đổi hoặc chỉnh sửa nội dung email theo ý muốn của bạn. 

Tôi hy vọng email này sẽ giúp bạn giao tiếp với trưởng nhóm một cách chuyên nghiệp và hiệu quả.  Chúc bạn một ngày tốt lành. 😊